Conserver ses documents

Bulletins de paie, relevés bancaires, contrats d’assurance, quittances, factures… De nombreux documents administratifs sont encore aujourd’hui envoyés sous format papier.

En conséquence, ils sont nombreux à s’entasser sur le bureau, les étagères et autres recoins de la maison. Attention, avant de s’en débarrasser, sachez que certains documents officiels doivent absolument être conservés. En effet, ils peuvent permettre de prouver l’existence d’un droit ou encore faire office de preuve en cas de litige. Mais alors, combien de temps doit-on les garder ? Faisons le point.

Les documents liés aux questions familiales

Tous les documents liés à la vie familiale doivent être gardés de façon permanente. Il s’agit notamment des :

  • actes d’état civil ;
  • livret de famille ;
  • jugement de divorce ;
  • jugement d’adoption ;
  • diplôme ;
  • testament ;
  • carnet de santé ;
  • etc.

Parmi les documents à garder toute la vie, on note également les titres de propriété, les titres de paiement de pension de retraite et les documents relatifs aux biens apportés ou acquis pendant le mariage.

Quant aux papiers de votre véhicule, l’ensemble des factures d’achat, les factures de réparations et les documents associés doivent être gardés tant que celui-ci est en votre possession. Les notifications d’amende et les contraventions devront être conservées pendant une période de 2 ans, parfois même 3 ans si l’infraction constitue un délit.

Quid des documents liés à l’activité professionnelle ?

Les bulletins de paie doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite. Cela vaut également pour les contrats de travail ainsi que les relevés d’indemnités journalières de maladie et de maternité. Votre employeur doit conserver une copie de chaque document pendant 5 ans. Par contre, ce dernier est tenu de garantir la disponibilité de l’ensemble de vos relevés de salaire pour une durée de 50 ans. Vous pouvez donc à tout moment demander leur copie sous format électronique.

Les documents d’assurance : quels sont les délais de conservation ?

Les quittances, les primes d’assurance, les avis d’échéance, les preuves de règlement ainsi que les courriers de résiliation sont à conserver pour une durée de 2 ans (à compter de la date du document).

En ce qui concerne les assurances habitation, les documents sont à garder pour une période de 10 ans après leur échéance. Cela concerne également tous les avenants du contrat. De même pour les dossiers concernant un sinistre s’il s’agit d’un dommage corporel. Pour les dommages matériels, comptez 2 ans après la fin de l’indemnisation.

Enfin, pour ce qui est des contrats d’assurance vie ou d’assurance décès, vous devrez les conserver 10 ans après leur résiliation.

Dans tous les cas, tous les contrats d’assurance devront absolument être conservés tant qu’ils ne sont pas résiliés.

Les factures, impôts et taxes : combien de temps les garder ? 

Les délais de conservation des factures dépendent de leur nature. À savoir :

  • au moins 5 ans pour les factures de gaz et d’électricité ;
  • 4 ans pour les factures d’eau lorsqu’elle est fournie par une collectivité locale et 2 ans par une société privée ;
  • 2 ans pour les preuves de paiement dans le cadre de travaux ou d’un déménagement ;
  • 1 an pour les factures de téléphone et internet.

Pour les impôts, les déclarations de revenus doivent être conservées pendant au moins 3 ans, contre 1 an pour la taxe foncière et la taxe d’habitation à compter de l’année d’imposition. Les justificatifs de paiement doivent être conservés pendant 4 ans.

Durée de conservation des documents liés au logement

Tout comme les factures, les durées de conservation des documents liés au logement varient en fonction de la nature des pièces :

  • 2 ans pour les avis d’échéance, quittances et courriers de résiliation ;
  • 5 ans après la fin du bail pour les baux, états des lieux d’entrée et de sortie, relevés de charges, quittances de loyer, factures des travaux d’entretien réalisés et actes de cautionnement ;
  • 10 ans pour les appels de charges, preuves de paiement, courriers du syndicat ;
  • 10 ans pour les factures liés aux travaux couverts par une garantie décennale ;
  • 2 ans pour les petits travaux ;
  • 1 an pour le certificat de ramonage.

Les délais de conservation des documents liés à la banque

En matière de banque, les chèques à encaisser peuvent être conservés durant 1 an et 8 jours. Passé ce délai, vous n’aurez plus la possibilité de les encaisser sur un compte bancaire. Quant aux relevés de compte, talons de chèque et bordereaux de remise, ils doivent être conservés pendant 5 ans. Les documents relatifs à un prêt qu’il s’agisse d’un prêt à la consommation ou immobilier se conservent durant 2 ans à compter de la dernière échéance.

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